Compte rendu d’un voyage aux Etats-Unis
par Dominique Hausfater,
directrice de la Médiathèque Hector Berlioz, CNSMD de Paris
Article paru dans le Bulletin du Groupe français de l'AIBM n°11, février 2003
Un récent séjour aux Etats-Unis m’a permis de visiter longuement quelques établissements pilotes dans le domaine de la documentation musicale à New York et dans sa région : la section musique de la New York Public Library for the Performing Arts (1/2 journée), Sibley Music Library de l’Eastman School of Music (1 journée), la Lila Acheson Wallace Library de la Juilliard School (1/2 journée) et, plus brièvement, l’Irving S. Gilmore Music Library de l’Université de Yale. Dans le rapport qui suit, ces établissements seront respectivement abrégés de la manière suivante : NYPL, Eastman, Juilliard, Yale, et la Médiathèque Hector-Berlioz en MHB.
L’objectif de cette mission était d’évaluer les possibilités d’extension des collections et services de la Médiathèque Hector-Berlioz (en optimisant au maximum les ressources existantes tant en interne qu’à l’extérieur de l’établissement) et de nourrir notre réflexion tant sur le réaménagement de la section de consultation (prévu pour 2003) que sur le plan de développement sur cinq ans demandé par la Direction, les modèles français se révélant insuffisants compte tenu des spécificités de la Médiathèque et les visites effectuées dans le cadre des congrès de l’AIBM trop superficielles et pas toujours adaptées à notre problématique. Les thèmes privilégiés concernaient la constitution des collections et leur accès, les moyens mobiliers, technologiques, humains et budgétaires, les services offerts au public, la synergie avec les autres services ou missions de l’établissement, les relations avec les partenaires extérieurs. Elle a également été l’occasion de mieux faire connaître notre établissement auprès de ces institutions prestigieuses. Ayant vérifié, avant le départ, qu’elles ne possédaient aucune des publications du Conservatoire (si ce n’est à la NYPL qui les achète toutes), j’ai pu grâce à la collaboration du CREC (et à la compréhension de Continental Airlines qui a toléré une valise de 27 kg) offrir à chacune une sélection des CD jeunes solistes et un ou deux volumes, à leur grande satisfaction.
Je tiens avant tout à rendre hommage à mes collègues nord-américains qui m’ont réservé un accueil exceptionnel, me consacrant parfois une journée entière, m’exposant leur problématique, leurs objectifs, voire leurs griefs, et clôturant cette visite par un dîner surprise avec d’autres professionnels new-yorkais. Je suis particulièrement reconnaissante à John Shepard, de la NYPL, Dan Zager, d’Eastman, et Jane Gottlieb, de Juilliard qui ont su rendre cette visite chaleureuse - malgré un froid sibérien - et les échanges professionnels du plus haut intérêt. A titre anecdotique, par exemple, Dan Zager et moi-même, avons à notre grande surprise pu constater qu’Eastman et le CNSMDP partageaient le triste privilège de compter dans leurs usagers un « violin vandal », mutilant et dérobant les partitions de violon et le magazine Strad…
Les locaux et leur aménagement
A l’exception de Yale, toutes les bibliothèques visitées ont bénéficié de locaux neufs ou réaménagés au cours des quinze dernières années. Malgré d’évidentes similitudes d’architecture extérieure (Eastman) ou intérieure (bibliothèque de Juillliard sur deux niveaux avec mezzanine), ce qui distingue ces établissements de la MHB, ce sont des surfaces utiles bien supérieures, et ce même pour les établissements se trouvant en centre ville (Juilliard, NYPL). Cela est particulièrement caractéristique pour les espaces dévolus au multimédia et aux collections en libre accès (à l’exception des fonds patrimoniaux, la grande majorité des imprimés, et donc les magasins, sont accessibles au public), ce qui confère à ces bibliothèques un confort d’utilisation bien supérieur pour un nombre d’usagers inférieur, si ce n’est à la NYPL, ouverte à tout public (Juilliard, par exemple, dont l’enseignement est dévolu à la pratique artistique incluant l’art dramatique et la danse mais ni la musicologie, ni les disciplines théoriques, ne compte que 800 étudiants ; Eastman n’en compte que 730).
Le nombre de places de travail est donc infiniment supérieur :
- à la NYPL : 70 places pour les imprimés, 20 postes audio, 20 postes vidéo pour la danse plus 2 pour la musique, une vingtaine de terminaux donnant accès à Internet et au catalogue ;
- à Eastman : une quarantaine de places assises (plus des alcôves individuelles en magasin pour les élèves de 3e cycle), 50 postes de consultation audio et vidéo (mais ces documents sont curieusement tous exclus du prêt), une dizaine de terminaux par niveau ;
- à Juilliard : 32 places assises (plus une salle d’accueil pour la réserve), salle audio-visuelle, une dizaine de terminaux publics.
Fait intéressant, toutes ces bibliothèques sont aménagées sur plusieurs niveaux et ce qui est perçu comme un handicap à la MHB ne semble pas poser de problèmes là-bas. La sécurité des collections n’est pas plus mise à mal (pas moins non plus, tous l’admettent :parties instrumentales arrachées, périodiques mutilés… mais dans des proportions « acceptables »). Certes, les différents étages sont indépendants, ce qui peut simplifier (ou compliquer, selon l’effectif en personnel) le service public, sauf à Juilliard dont l’aménagement intérieur est vraiment très proche de la MHB.
Les collections
Si les collections de Juilliard et de Yale sont équivalentes à celles de la MHB (autour de 120.000 documents, sans compter les archives), celles des autres établissements visités sont très largement supérieures (750.000 à Eastman, par exemple). Parmi les points forts, on notera plus particulièrement la priorité donnée aux périodiques spécialisés (800 abonnements à la NYPL, 600 à Eastman, 220 à Juilliard, 375 à Yale, contre 150 à la MHB) et l’acquisition systématique de très nombreux fac-similés. La présence, dans l’ensemble de ces établissements, d’un fonds ancien parfois très important et de grande valeur est évidemment un atout majeur, de même que les collections de microfilms, justifiées par l’éloignement géographique de certaines bibliothèques des grandes bibliothèques patrimoniales (ce qui n’est pas le cas de la MHB, relativement proche de la BnF).
En ce qui concerne les ressources électroniques, j’ai observé une très nette tendance à privilégier l’accès en ligne aux principales bases bibliographiques sur l’accès par CD-ROM, support qui tend à disparaître. Outre une actualisation immédiate, ce choix présente l’avantage d’éviter les problèmes de conformité de matériel, de chargement, de mise à jour… et d’en faciliter la consultation à l’extérieur de la bibliothèque. En revanche, les collections audiovisuelles se sont révélées curieusement plus décevantes, parfois peu développées (25.000 documents sonores à Yale plus un fonds d’enregistrements historiques, 20.000 à Juilliard, 12.000 CD seulement à Eastman qui par conséquent ne les prête pas, contre environ 33.000 à la MHB).
L’ouverture au public
Sans surprise, ce sont les horaires d’ouverture qui, comparés à la MHB, constituent l’élément le plus spectaculaire. Si la NYPL n’est ouverte que 32 heures par semaine (12h-18h les mardi, mercredi, vendredi et samedi, 12h-20h le jeudi, fermée les dimanche et lundi), Eastman offre 89 heures d’ouverture hebdomadaire en période de cours (8h-23h du lundi au jeudi, 8h-19h le vendredi, 10h-18h le samedi et 13h-23h le dimanche), Juilliard 73h30 pour le prêt et la consultation des imprimés (8h30-21h du lundi au jeudi, 8h30-19h le vendredi, 9h-17h le samedi et 12h-17h le dimanche), 69h1/4 pour l’espace multimédia, Yale 73h30 également (8h30-21h du lundi au jeudi, 8h30-17h le vendredi, 10h- 17h le samedi et 13h-21h le dimanche), contre 25h hebdomadaires actuellement à la MHB (bientôt 36h30) qui, rappelons-le, est fermée les samedi et dimanche et toutes les vacances scolaires.
Les moyens
La clef de voûte du système est, incontestablement, la participation massive des étudiants au fonctionnement de la bibliothèque, ce qui leur permet de financer en partie leurs études. Dans la seule bibliothèque où ce recours est impossible, la NYPL (qui est une bibliothèque publique), on observe des horaires comparables à ceux de la MHB (où ils seront même supérieurs d’ici peu). Les étudiants sont majoritairement (mais pas exclusivement) sollicités pour le service public. Ce sont eux qui tiennent la banque de prêt, assurent les nocturnes et les permanences du week-end, soit sous la responsabilité d’un membre du personnel (Juilliard), soit seuls (Eatsman). Outre le gain évident de part et d’autre (financier et pédagogique pour les étudiants, optimisation des services pour les professionnels), ce système présente de surcroît le mérite de responsabiliser l’ensemble des usagers par rapport aux collections et à la réglementation de la bibliothèque. Si le temps de formation initiale n’est pas à négliger, il est vite rentabilisé, d’autant plus si l’étudiant reste à la bibliothèque les quatre années de sa scolarité (Eastman). C’est dans cette bibliothèque que les tâches proposées aux étudiants sont d’ailleurs les plus variées puisqu’elles incluent, outre le service public, la reliure et le conditionnement des documents sous la responsabilité d’un conservateur (permettant de grosses économies puisque l’établissement n’a plus besoin de faire appel à des prestataires extérieurs) et certaines opérations de catalogage.
Le développement systématique, aux Etats-Unis, du catalogage partagé (OCLC) permet en outre un gain de temps appréciable pour le personnel qui ne catalogue réellement que le quart des documents acquis (la MHB en catalogue l’intégralité). De même, la formation de « consortiums » de bibliothèques leur permet de négocier des prix intéressants avec les fournisseurs d’accès aux bases bibliographiques (Grove, RILM…).
L’ensemble de ces aménagements permet ainsi aux bibliothèques musicales américaines de proposer, avec des moyens en personnel qualifié équivalents et des budgets relativement proches, non seulement des horaires élargis mais également une meilleure offre documentaire.
Relations avec les départements pédagogiques
J’ai pu apprécier la remarquable adéquation entre les services offerts par les bibliothèques et l’activité pédagogique des établissements dont elles dépendent. Les trois bibliothèques « universitaires » ont un système de « réserve » constitué des documents sélectionnés par chaque enseignant en début de semestre et qui ne peuvent être empruntés que pour 24 heures. Ce système présente d’une part le mérite d’avoir en consultation sur place systématiquement ce qui est demandé dans les cours (valable, évidemment, si les horaires d’ouverture sont suffisants, ce qui n’est pas le cas à la MHB), mais également à l’étudiant de se référer à une liste de référence. Cette « réserve » est bien identifiée sur le site Internet de la bibliothèque (la bibliographie de chaque cours est donc en ligne) et les trois bibliothèques sont en train d’élaborer une « e-reserve » ou « réserve électronique » grâce à la numérisation de chapitres de livres, articles de périodiques et, à terme, extraits audio (« streaming audio reserve »), accessibles sur tous les terminaux de l’établissement ou du campus et, avec mot de passe, de l’extérieur aux étudiants du cours. Cette prestation nécessite évidemment une certaine discipline et une relative anticipation de la part des professeurs et j’ai pu ramener un exemplaire d’une « bonne » liste et d’une « mauvaise ».
Autres services
Je me suis plus particulièrement intéressée à la manière dont les bibliothèques communiquaient avec leurs usagers. Il est manifeste que c’est l’information en ligne qui est privilégiée, au détriment du support papier ce qui est parfois regrettable (brochures générales de présentation pour les visiteurs inexistantes ou peu esthétiques). Les sites des différentes bibliothèques sont extrêmement complets et comportent, outre bien sûr l’accès au catalogue, des informations pratiques (l’organigramme du service, par exemple, la description des fonds les plus caractéristiques, le règlement, etc.), des flashes sur les nouvelles acquisitions, les modalités de prêt entre bibliothèques et, parfois même, des rubriques bibliographiques d’aide à la recherche (voir en particulier le site d’Eastman, avec une rubrique par instrument).
Parallèlement, outre de petites (ou grandes) expositions temporaires, des vitrines permettent de présenter les dernières acquisitions (en projet à la MHB).
Enfin, des actions de formation sont engagées vis-à-vis des usagers et les professionnels de la bibliothèque animent des « workshops » ou assurent parfois de véritables cours (Eastman).
En conclusion, cette visite m’a permis de prendre la mesure des atouts de la MHB (collection développée, cohérente et équilibrée, complémentarité des fonds de prêt et de consultation, grande motivation du personnel, soutien de l’administration de l’établissement, très grande performance de l’équipement audiovisuel) et de déterminer d’éventuelles priorités pour son développement. Sans perdre de vue certaines spécificités nationales (nous sommes un établissement public) et institutionnelles (à la grande différence des campus américains, la grande majorité de nos étudiants – et a fortiori de nos enseignants - vivent à l’extérieur ce qui n’est pas sans impact sur les horaires d’ouverture, par exemple), il me semble que les grands axes de développement de la MHB doivent concerner :
- l’ouverture au public, évidemment impossible sans un renfort en personnel. J’ai la conviction que seule la possibilité d’employer des étudiants permettra enfin à la MHB de remplir pleinement ses missions. Le recrutement l’an passé de deux vacataires étudiants pour pallier le manque de titulaires s’est d’ailleurs révélé une expérience très positive ;
- la concertation avec les départements pédagogiques, en particulier dans les disciplines théoriques et musicologiques : la collaboration des enseignants s’avère nécessaire et on pourrait tester le processus de la réserve, voire de l’ « e-reserve » (dans le respect de la législation sur la reproduction des documents, cela va sans dire), avec un ou deux professeurs motivés ;
- la communication avec l’extérieur incluant la valorisation des nouvelles acquisitions, l’enrichissement du site, la formation des usagers avec entre autre l’accueil structuré des nouveaux étudiants en début d’année (au-delà d’une simple visite), la réalisation de documents (imprimés ou en ligne) d’orientation dans les collections et d’aide à la recherche (plan topographique des deux salles, par exemple, inexistant pour le moment) ;
- la mutualisation des ressources et des moyens afin d’éviter tout travail redondant (accélérer les tractations avec la BnF pour pouvoir télécharger leurs notices de catalogage, animation d’un réseau de bibliothèques de conservatoires en France, création d’une « bourse aux doubles » permettant d’échanger des documents, instauration d’un vrai service de prêt entre bibliothèques…) ;
- la convivialité en restituant à la section de consultation sa mission première d’étude et recherche : régulation de l’accès à Internet au sein de la MHB (pas de messagerie), réorganisation de l’espace multimédia, aménagement d’un véritable espace –confortable -, de consultation de la presse (généraliste et spécialisée) et de documentation générale (concerts, concours, recrutements…).
Sites référencés NYPL :
NYPL : www.nypl.org/research/lpa/lpa.html
Eastman : www.rochester.edu/Eastman/sibley
Juilliard : www.juilliard.edu/libraryarchives/libraryarchives.html
Yale : www.library.yale.edu/musiclib/muslib.htm
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